Logiciel de GED entièrement interfacé avec les solutions ODYSSEE Informatique

Pourquoi déployer une GED ?

Les raisons sont multiples :

• Centraliser l’intégralité des documents de l'établissement (dont les emails),
• Sécuriser les documents,
• Simplifier la diffusion de l’information,
• Archiver les dossiers,
• Tendre vers le zéro papier,
• Gagner du temps dans le traitement de l’information,
• Structurer l’organisation des documents,
• Répondre aux exigences des normes qualité,
• Gagner en productivité.

Lorsque l’on est sensibilisé à ces raisons il faut considérer qu’une gestion électronique des documents n’est pas qu’un simple logiciel, c’est avant tout un outil organisationnel qui nécessite quelques prérequis :

• cartographier l’intégralité des flux d’information de l'établissement,
• déterminer les droits d’accès afin de créer une structure de classement efficace et adaptée,
• préparer et former le personnel aux bonnes pratiques à adopter avec la GED.

Une gestion électronique des documents simple d’utilisation

Les utilisateurs finaux n’ont que trois interfaces à connaître pour parfaitement maîtriser Clarisse (interface de recherche, interface de dépôt et éventuellement l’interface de navigation). Ainsi la  formation du personnel est excessivement rapide. De plus, du fait que Clarisse soit parfaitement intégrée à Windows, les accès aux interfaces sont rapides et leur manipulation est parfaitement aisée ce qui apporte à tous les collaborateurs un gain de temps.
Avec CLARISSE, il devient aussi simple et rapide de retrouver des documents que des sites Web avec Google, simplement en utilisant quelques mots clefs, mots clefs qu’il n’est nul besoin de déterminer à l’avance puisque c’est le système qui le fait automatiquement via le contenu des documents, même s’ils sont numérisés.

Une GED performante

Elle est en mesure de réaliser la reconnaissance de caractères pendant qu’elle indexera des documents numériques en parallèle. Malgré l’accumulation des opérations, les utilisateurs connectés peuvent effectuer des recherches avec un affichage rapide des résultats. Elle utilise différentes technologies qui lui assurent d’être réactive et fiable quelle que soit sa charge.

Une GED sécurisante pour l’utilisateur et l'établissement

Grace à son système de sauvegarde intégré mais surtout facile à paramétrer, les utilisateurs de Clarisse sont certains de ne pas perdre leurs données en cas de défaillance du serveur de stockage. Le cryptage des données lors des transferts vers le serveur et le cryptage des données stockées assure aux propriétaires de l’information que cette dernière ne pourra être détournée en cas de piratage. Nous pouvons également préciser que lors de chaque transfert, un contrôle d’intégrité est effectué afin de s’assurer que le document parvient intact jusqu’à sa destination (coté serveur ou utilisateur).

Fonctionnalités

• OCR sur documents de type « images »,
• Recherche full text sur le contenu des documents numériques,
• Recherche full text sur le contenu des documents de type « images »,
• Recherche full text sur le descriptif des documents,
• Recherche full text sur le titre des documents,
• Possibilité de rechercher un terme exact,
• Possibilité de retirer un terme exact lors d’une recherche,
• Versioning des documents de bureautique,
• Affichage de l’historique de modification des documents,
• Workflow – Flux décisionnel,
• Workflow – Flux de travail,
• Affectation de tâches aux documents,
• Envoi de la liste des documents modifiés ou nouveaux par mail,
• Compatibilité avec Outlook,
• Gestion de dossiers surveillés.

Recevez la documentation…